Abaixo, você encontrará uma coleção de princípios gerais que tentamos manter em mente na 37signals ao nos comunicarmos com colegas de equipe, dentro dos departamentos, por toda a empresa e com o público. Eles não são requisitos, mas servem para criar limites e práticas compartilhadas para recorrer quando fazemos a única coisa que afeta todo o resto que fazemos: comunicar.

1. Você não pode não comunicar. Não discutir o elefante na sala é comunicar. Poucas coisas são tão importantes para estudar, praticar e aperfeiçoar quanto a comunicação clara.
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2. Em tempo real às vezes, assíncrono na maioria das vezes.
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3. Uma comunicação interna baseada em escrita de longa forma, ao invés de uma tradição verbal de reuniões, falas e bate-papos, leva a uma redução bem-vinda em reuniões, videoconferências, chamadas ou outras oportunidades em tempo real de interromper e ser interrompido.

4. Dê às discussões significativas um tempo significativo para se desenvolverem e desenrolarem. Pressa para julgar ou exigir respostas imediatas só aumenta as chances de tomadas de decisões ruins.

5. Reuniões são o último recurso, não a primeira opção.

6. Escrever solidifica, chat dissolve. Decisões substanciais começam e terminam com a troca de pensamentos completos, não com disputas de uma linha por vez. Se é importante, crítico ou fundamental, escreva de uma vez, não quebre num chat.

7. Falar só ajuda quem está na sala, escrever ajuda a todos. Isso inclui pessoas que não puderam comparecer ou funcionários futuros que se juntem anos depois.

8. Se suas palavras podem ser percebidas de maneiras diferentes, elas serão entendidas da maneira que mais prejudicar.

9. Nunca espere ou exija que alguém lhe responda imediatamente, a menos que seja uma verdadeira emergência. A expectativa de resposta imediata é tóxica.

10. Se você tem que se repetir, você não foi claro o suficiente da primeira vez. No entanto, se você está falando sobre algo totalmente novo, pode ter que se repetir por anos até ser ouvido. Escolha suas repetições com sabedoria.

11. Comunicação fraca gera mais trabalho.

12. Empresas não têm problemas de comunicação, têm problemas de má comunicação. Quanto menor a empresa, grupo ou equipe, menores as oportunidades para má comunicação.

13. Cinco pessoas em uma sala por uma hora não é uma reunião de uma hora, é uma reunião de cinco horas. Esteja atento aos tradeoffs.

14. Seja proativo em relação às perguntas do tipo "espera, como assim?" fornecendo contexto factual e espacial. Factual são as coisas que as pessoas também precisam saber. Espacial é onde a comunicação acontece (por exemplo, se é sobre uma tarefa específica, discuta diretamente sob a tarefa, não em outro lugar).

15. A comunicação não deve exigir sincronização de agendas. Calendários não têm nada a ver com comunicação. Escrever, em vez de falar ou se reunir, independe de agenda e é muito mais direto.

16. "Agora" é na maioria da vezes o momento errado para dizer o que acabou de vir a sua mente. É melhor deixar passar pelo filtro do tempo. O que sobrar é o que vale a pena ser dito.

17. Pergunte-se se os outros se sentirão induzidos a apressar suas respostas se você apressar sua abordagem.

18. O final do dia tem um jeito de convencer você de que o que fez é bom, mas a manhã seguinte tem um jeito de dizer a verdade. Se não tiver certeza, durma antes de dizer.

19. Se você quer uma resposta, tem que fazer uma pergunta. As pessoas geralmente têm muito a dizer, mas se voluntariam pouco. Perguntas automáticas em uma agenda regular ajudam as pessoas a praticar o compartilhamento, a escrita e a comunicação.

20. Ocasionalmente escolha palavras, frases ou parágrafos aleatórios e pressione delete. Isso importou?

21. Urgência é superestimada, ASAP ("as soon as possible" — o quanto antes) é venenoso.

22. Se algo for difícil de ouvir ou compartilhar, abra para perguntas no final. Terminar sem essa abertura levará ao silêncio público, mas à conjectura privada. É aqui que os rumores se espalham.

23. Onde você coloca algo e como o chama importam. Ao intitular algo, comece com as informações mais importantes. Lembre-se de que muitos sistemas técnicos truncam textos ou títulos longos.

24. Escreva no momento certo. Compartilhar algo às 17h pode fazer alguém ficar mais tempo no trabalho. Você pode ter algum tempo livre em um domingo à tarde para escrever algo, mas colocá-lo lá no domingo pode trazer as pessoas de volta ao trabalho nos finais de semana. Comunicações na manhã de segunda-feira podem ser soterradas por outras coisas. Pode não haver um momento perfeito, mas certamente há um momento errado. Tenha isso em mente quando apertar Enviar.

25. Boas notícias entregues após más notícias tornam ambas piores. As más notícias parecem estar sendo enterradas, as boas notícias parecem estar sendo injetadas para mudar o clima. Seja honesto com cada uma, dando-lhes espaço adequado.

26. O tempo está do seu lado, a pressa piora as conversas.

27. Comunicação tem perdas, especialmente a verbal. Cada salto de ouvir dizer adiciona ruído e reduz a fidelidade. Sempre que possível, comunique-se diretamente com aqueles a quem você está se dirigindo, em vez de passar a mensagem por intermediários.

28. Pergunte se as coisas estão claras. Pergunte o que você deixou de fora. Pergunte se havia algo que alguém estava esperando que você não cobriu. Aborde as lacunas antes que elas se alarguem com o tempo.

29. Considere onde você coloca as coisas. A comunicação certa no lugar errado poderia muito bem nem existir. Quando alguém depende da busca para encontrar algo, muitas vezes é porque não estava onde esperavam que estivesse.

30. A comunicação frequentemente interrompe, então uma boa comunicação é frequentemente dizer a coisa certa no momento certo da maneira certa com o mínimo de efeitos colaterais.

Esta seção inclui exemplos específicos de como aplicamos nossa filosofia dia após dia em toda a empresa. Já que a comunicação muitas vezes interrompe, valorizar o tempo e a atenção uns dos outros é uma consideração crítica. Manter as pessoas informadas é importante, mas pedir que elas acompanhem tudo é uma distração. É por isso que seguimos métodos confiáveis e previsíveis para compartilhar o tipo certo de informação no momento certo e no lugar certo.

98% da nossa comunicação interna acontece dentro do Basecamp. Isso significa que todas as discussões da empresa, bate-papos sociais, trabalho relacionado a projetos, compartilhamento de ideias, debates internos, check-ins automáticos, atualizações de status, atualizações de políticas e todas as decisões e anúncios oficiais acontecem no Basecamp. Uma única ferramenta centralizada mantém tudo junto e cria uma única fonte de verdade para todos na empresa. Não usamos e-mail internamente (usamos externamente), não usamos ferramentas de chat separadas como Slack ou Teams e raramente temos reuniões presenciais. Usamos Zoom ou Skype para a ocasional videoconferência entre duas ou três pessoas. E ocasionalmente discutimos um pull request no GitHub.

Todo dia útil às 16:30, o Basecamp (o produto) pergunta automaticamente a cada funcionário “O que você trabalhou hoje?” Tudo o que as pessoas escrevem é compartilhado com todos na empresa. As respostas de todos são exibidas em uma única página, agrupadas por data, então qualquer pessoa que esteja curiosa sobre o que está acontecendo em toda a empresa pode simplesmente ler de cima para baixo. E se você tiver uma pergunta sobre qualquer coisa, pode comentar no check-in de “o que você trabalhou hoje?” de alguém para manter a conversa em contexto.

Essa rotina é sobre responsabilidade solta e reflexão forte. Escrever o que você fez todo dia é uma ótima maneira de pensar sobre o que você realizou e como você gastou seu tempo.

Algumas pessoas apenas anotam alguns pontos. Outras escrevem histórias de vários parágrafos para compartilhar — e documentar — o pensamento por trás do trabalho delas. Não há requisitos aqui. Apenas pedimos que todos escrevam no seu próprio estilo.

Toda segunda-feira de manhã, o Basecamp automaticamente pergunta a todos “O que você estará trabalhando esta semana?” Esta é uma chance para todos delinearem o panorama geral da semana deles. Não é sobre regurgitar tarefas individuais, ou mergulhar de cabeça nos detalhes minuciosos da semana. É geralmente apenas sua visão a 10.000 metros de altura da semana à frente. Os itens principais, os temas gerais. Isso prepara sua mente para o trabalho à frente e, coletivamente, dá a todos uma boa noção do que está acontecendo em toda a empresa esta semana.

A cada poucas semanas, ou uma vez por mês, o Basecamp automaticamente pergunta a todos uma pergunta do estilo social. “Quais livros você está lendo?” Ou “Experimentou algo novo recentemente?” Ou “Algo te inspirou nos últimos tempos?” Ou “Viu algum design incrível recentemente?” Ou “O que você fez neste fim de semana?” Estas perguntas inteiramente opcionais têm a intenção de soltar algumas coisas que você adoraria compartilhar com todos os outros, mas não teve oportunidade de fazer isso. Esse tipo de comunicação interna ajuda a lubrificar as engrenagens sociais. Isso é especialmente útil para equipes remotas, como a nossa. Quando nos conhecemos um pouco melhor, trabalhamos um pouco melhor juntos.

Os Heartbeats resumem as últimas ~6 semanas de trabalho de uma equipe, departamento ou indivíduo (se essa pessoa for um departamento de um só). Eles são escritos pelo líder do grupo e são destinados à leitura de todos na empresa. Resumem as grandes realizações, detalham as pequenas coisas que importaram e geralmente destacam a importância do trabalho. Também lançam luz sobre desafios e dificuldades ao longo do caminho. São um bom lembrete de que nem tudo é sempre perfeito. Em equilíbrio, os Heartbeats são maravilhosos para escrever, divertidos de ler e ajudam todos — inclusive aqueles não diretamente envolvidos no trabalho — a refletir sobre trabalhos bem feitos e progressos alcançados.

Os Kickoffs são basicamente o oposto dos Heartbeats. Em vez de refletir, eles projetam. Trata-se do que a equipe planeja realizar nas próximas 6 semanas. Projetos, iniciativas, reformulações, seja o que for, se estiver na pauta, é resumido no Kickoff. Enquanto os Kickoffs detalham trabalhos específicos para um grupo específico, eles também são destinados a toda a empresa. Como os Heartbeats, são escritos pelo líder da equipe. Os Kickoffs têm um escopo amplo, então eles não cobrem todos os detalhes do trabalho futuro — as equipes que realizam o trabalho são as que mergulham nesses detalhes. Não queremos sobrecarregar todos com detalhes que não importam. Se alguém estiver curioso sobre algo incluído em um Kickoff, pode postar um comentário e fazer uma pergunta.

Ocasionalmente atualizamos uma política interna. Algo sobre tempo de férias, um novo benefício ou reiterando que 40 horas semanais significam 40 horas semanais. Quando temos algo a anunciar para toda a empresa, não enviamos um e-mail. O e-mail é descentralizado e não há um registro permanente em um local permanente onde todos possam ver. Em vez disso, postamos no quadro de mensagens do HQ da 37signals ou como um comentário em um documento de política existente armazenado no Basecamp. Isso significa que todos veem a mesma coisa, todos ouvem a mesma coisa e todos sabem a mesma coisa — incluindo futuros funcionários que ainda vão se juntar. Agora temos uma verdade compartilhada.

Comunicação eficaz requer contexto. Dizer a coisa certa no lugar errado ou sem detalhes adequados leva a trabalho duplicado e mensagens perdidas. É por isso que criamos um projeto Basecamp separado para cada projeto em que trabalhamos. Tudo relacionado àquele projeto é comunicado dentro dele. Todas as tarefas, todas as discussões, todos os documentos, todos os debates e todas as decisões acontecem dentro desses limites. Todos que precisam de acesso, têm acesso. Cada projeto no Basecamp é uma cápsula de tudo o que alguém precisa saber sobre aquele trabalho.

Além disso, levamos o contexto espacial a sério. Se estamos discutindo uma tarefa específica, discutimos na seção de comentários abaixo da própria tarefa. Se estamos falando sobre um documento específico, discutimos nos comentários anexados ao documento. As comunicações permanecem ligadas à coisa que estamos discutindo. Isso fornece a história completa em um lugar confiável. O contrário é terrível — comunicação desvinculada do material fonte original, discussões por todo lado, conversas fragmentadas faltando pedaços inteiros de tempo e detalhes, etc. A funcionalidade do Basecamp de "tudo é comentável" é o que torna isso possível para nós.

Esperamos que este guia tenha sido útil, mas temos certeza de que estamos esquecendo algo. Quais perguntas você ainda tem? O que você esperava aprender e não aprendeu? Houve algo mais confuso do que esclarecedor? O que poderia ter tornado este guia mais útil? É um trabalho em andamento e atualizaremos conforme necessário com base no seu feedback. Por favor, envie perguntas, sugestões e pensamentos diretamente ao nosso Country Manager no Brasil, Lucas Bittencourt, pelo e-mail lucas@basecamp.com

Obrigado!